事業を始めたばかりの方から、時に次のような発言があります。 これは大きな間違いです。そもそも必要経費というのは「売上を獲得するために犠牲になった金額」を言いますので、領収書のあるなしで判断されるものではありません。領収書とは、相手方が「何月何日にいくら受け取りました」という証明をしているのであって、必要経費であるという証明をしているわけではありません。事業に関係のない家族旅行でも領収書は発行されます。

業務上、地下鉄で移動した場合には領収書がなくても「何月何日に地下鉄でどこからどこまでいくら使って異動しました」というメモがあれば、経費計上できます。レジでレシートが出ているにも関わらず領収書に書き換えてもらう事がありますが、これも必要のない行為です。必要経費であるかどうかが問題で、レシートか領収書かが問題ではありません。レシートの方が何を買ったかがよくわかりますので便利です。

では、必要経費なのかどうかという判断はどのように行えば良いのでしょうか。比較的大きな会社の場合には、上司が経費を認めるかどうかの判断基準を持っており、家計費が混じる可能性は低くなります。

小さな家族経営の場合は、家計費なのか事業経費なのか判断の難しい所が出てきます。例えば近所の葬式で香典を出した場合、鉄工所の経営で近所には売上もなければ仕入もないような場合には明らかに家計費です。八百屋の場合には近所への販売がメインですので、営業上のつきあいとも言えますし近所づきあいの家計費とも言えます。

携帯電話の利用についても難しい判断です。私用の電話を別途契約していれば全く問題ありませんが、仕事の電話も友達との電話もひとつの番号で行っているような時には利用料を明確に区別する必要があります。

必要経費であるかどうかは、事業者本人が説明できるようにしておかなければなりません。飲食店での飲食を経費計上していた場合には、誰と行ったかが問題となります。その時のメンバーをメモ書きしていないと「2年前の事を聞かれても忘れてしまった」という状況になりますので注意して下さい。メモは重要です！