「帳簿」には、例えば総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などがあり、「書類」には、例えば棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書などがありますが、「帳簿」や「書類」には保存期間があります。

総勘定元帳や決算書のみならず注文書、契約書、領収書などは、7年間の保存（※1）が必要とされています。税務調査があった場合には最大7年間さかのぼって調査を受ける事になりますので、書類の保存が義務付けられています。万が一、廃棄してしまったような場合は、売上漏れなどの証拠書類が無いため推計課税（このくらいの利益があったはず）という計算で税金が課せられる可能性があります。それに対抗しようとしても証拠書類がないと覆すのは難しくなります。

又、書類の不備は青色申告の用件を満たさない事になるため、数ある特典が受けられなくなる恐れもあります。一番大きいのは繰越欠損金の控除です。前年にマイナスがあった場合には今年の利益から前年のマイナス分を差し引いて所得計算できるのですが、書類の不備によって繰越欠損金の控除が認められないと大きな税金が発生する可能性があります。

さらに消費税の課税事業者は、売上の消費税（預り消費税）から仕入や経費で支払った消費税（仮払消費税）を差し引いて税務署に納めるのですが、書類が整っていない場合には仕入や経費で支払った消費税を認めてもらえず、莫大な消費税の追徴が発生する恐れもあります。（「消費税を確実に記帳する」も参考にして下さい。）

上記のように、書類が整っていないと大変な事になります。…とは言っても、膨大な紙の資料を7年分も取っておくのは大変だと思います。ただ、処分したモノは取り返す事ができませんので、処分する前には一度税理士などにご相談して頂くとよろしいかと思います。「帳面につけたから、請求書や領収書は捨てちゃった」「税理士に見せたから、書類を捨てちゃった」「税務調査が終わったから、書類を捨てちゃった」…これらは全てダメです。

ちなみに、経費の領収書はレシートでもOKです。まれに「レシートでは経費にできず、領収書でないとダメ」と勘違いしている人がありますが、レシートも「現金を受け取りました」という証明ですので領収書の一種です。（3万円以上の場合には印紙も必要です。）

クレジットカードで支払った場合はカード会社から明細が送られてきますので、「領収書を取っておく必要がない」と考える人もいますがこれも間違いです。領収書（正確にはカード利用控え）を別に保存する必要があります。領収書は代金を受け取った人が発行するもので、「いつ」「何のために」「いくら受け取った」という証明になります。カード明細では受け取った人の正式名称がわからなかったりしますので、カード利用控えを保管する必要があります。（通信販売などでは納品書がその代わりになります。又、カード利用控えの場合は現金の受領がないために印紙を貼る必要はありません。）